Organisationsberatung
Kommunalverwaltungen stehen unter einem doppelten Druck: Die Aufgabenlast steigt durch neue Rechtspflichten, Digitalisierungsanforderungen und steigende Erwartungen. Gleichzeitig ist die Haushaltslage kritisch und es wird schwieriger, Stellen zu besetzen und Wissen im Haus zu halten, wenn erfahrene Beschäftigte in den Ruhestand gehen.
In vielen Verwaltungen sind die Strukturen über Jahrzehnte mitgewachsen – meist pragmatisch und aus gutem Grund. Gerade darin liegt Potenzial: Wenn Zuständigkeiten und Ressourcenverteilung einmal in Ruhe betrachtet werden, zeigen sich häufig Spielräume, die im Tagesgeschäft schlicht nicht sichtbar werden.
Genau hier setzen wir an. Wir kennen die kommunale Praxis und die rechtlichen Rahmenbedingungen in Baden-Württemberg. Unsere Empfehlungen sind darauf ausgelegt, umgesetzt zu werden: mit klaren Prioritäten, realistischen Zeithorizonten und einem Blick dafür, was in einer Verwaltung mit begrenzten Ressourcen tatsächlich funktioniert.
So arbeiten wir
Hier sind wir tätig
Organisationsuntersuchung
Was macht Ihr Rathaus, wie und warum?
Wir nehmen Aufbau- und Ablauforganisation systematisch auf und bewerten sie: Wer ist wofür zuständig, wo bestehen Doppelzuständigkeiten, wo brechen Verantwortlichkeiten zwischen Ämtern ab, welche Aufgaben werden erledigt, weil sie immer erledigt wurden? Der nächste Punkt ist meist der ergiebigste, denn Aufgabenkritik heißt, zwei Fragen zu stellen: Muss diese Aufgabe erledigt werden? Und wenn ja – muss sie so erledigt werden?
Ergebnis ist ein umsetzbarer Vorschlag zur Neuordnung mit einer Priorisierung.
Personalauslastung und -bedarf
Wo ist die Belastung tatsächlich zu hoch, wo bestehen Spielräume?
Wir ermitteln den Personalbedarf anhand von Aufgabengliederung, Fallzahlen und Bearbeitungszeiten und rechnen ihn auf Vollzeitäquivalente um. Je nach Aufgabenbereich arbeiten wir mit Selbstaufschreibung, analytischer Schätzung oder Kennzahlenvergleich – die Methode richtet sich nach der Aufgabe.
Das Ergebnis ist eine Zahl, die Sie im Gemeinderat vertreten können – in beide Richtungen.
Prozessmanagement
Wie schnell versteht ein neuer Mitarbeiter Ihre Prozesse?
Wir nehmen Prozesse auf, modellieren sie und überlegen – gemeinsam mit den Beschäftigten vor Ort –, wie wir die Prozesse verbessern können.
Damit können Sie Ihre Prozesse verarbeiten, neue Mitarbeiter schneller einlernen und Prozesse besser digitalisieren.
Restrukturierung von Aufgaben
Wie können Sie bestehende Aufgaben effizienter erledigen?
Wir prüfen mit Ihnen, wie Sie Aufgaben neu organisieren können; bspw. durch interkommunale Zusammenarbeit, Auslagerung der Aufgabe oder Errichtung einer Gesellschaft bzw. eines Eigenbetriebs. Wir prüfen die Optionen und stellen die Konsequenzen jeder Variante nebeneinander – einschließlich der Frage, was sie für Ihr Personal bedeutet und welche Steuerungsmöglichkeiten Sie behalten oder abgeben.
Noch Fragen?
Im Folgenden beantworten wir häufig gestellte Fragen. Falls Sie Ihre Frage nicht finden, kontaktieren Sie uns gerne und wir melden uns mit einer Antwort.
Was kostet die Organisationsberatung?
Das hängt vom konkreten Projekt ab – eine umfassende Organisationsuntersuchung der Gesamtverwaltung ist aufwändiger als Prozessoptimierung in einem Amt. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot zum Festpreis, sodass Sie von Anfang an Planungssicherheit haben. Das Erstgespräch selbst ist kostenfrei und unverbindlich.
Wie lange dauert ein Projekt?
Je nach Umfang rechnen Sie mit zwei bis fünf Monaten von der Auftragsklärung bis zum Abschlussbericht. Falls ein Ergebnis zu einem bestimmten Termin vorliegen muss – etwa vor den Haushaltsberatungen oder einer anstehenden Stellenbesetzung – teilen Sie uns das bitte im Erstgespräch mit und wir prüfen es.
Müssen wir die Leistung ausschreiben?
Dies ist abhängig vom erwarteten Projektumfang. In Baden-Württemberg gelten mittlerweile höhere Wertgrenzen im Unterschwellenbereich. Dienstleistungen bis zu 100.000 EUR können direkt vergeben werden, bis 221.000 EUR erfolgt eine Verhandlungsvergabe. Weitere Vorschriften sind hierbei zu beachten – insbesondere die Zuständigkeit von Bürgermeister bzw. Gemeinderat abhängig von Wertgrenzen.
Muss der Personalrat beteiligt werden?
Je nach Ausgestaltung des Projekts bestehen Beteiligungsrechte nach dem Landespersonalvertretungsgesetz. Unabhängig davon empfehlen wir, den Personalrat von Beginn an einzubeziehen – Organisationsprojekte gelingen deutlich besser, wenn die Beschäftigtenvertretung den Prozess mitträgt statt ihn nachträglich bewerten zu müssen.
Was unterscheidet Sie von größeren Beratungshäusern?
Ihre Ansprechpartner kommen aus der Praxis und beschäftigen sich seit Jahren mit Prozessen und Organisationen in Kommunen. Sie haben durchgehend denselben Ansprechpartner, kurze Wege und keine Standardbausteine aus anderen Gemeinden.
Wie werden die Informationen für den Gemeinderat aufbereitet?
Der Abschlussbericht ist so aufgebaut, dass er ohne Vorkenntnisse nachvollziehbar ist und Entscheidungen begründet. Gerne stellen wir die Ergebnisse persönlich im Gremium vor.